Saat terjadi peristiwa alarm di tempat pelanggan, panel control akan mengirimkan sinyal reporting ke pusat monitoring (CMS). Jika sinyal tersebut valid, maka seketika itu juga operator CMS akan disuguhi tampilan dari software monitoring, yaitu berupa data mengenai:
Time & Date: jam dan tanggal kejadian.
Account-ID: nomor pelanggan (dari mana alarm berasal).
Event code: kode kejadian (yang dikirimkan oleh panel alarm).
Zone: jika kejadiannya berupa pencurian (burglary).
Acknowledge: tindakan apa yang dilakukan oleh operator.
Remarks: catatan tambahan dari operator.
Data lengkap pelanggan disimpan di dalam satu database yang -tentu saja- sudah diinput dulu oleh petugas monitoring saat kontrak. Oleh sebab itulah, pelanggan harus mengisi formulir sebagai tanda persetujuan kontrak.
Sebagai gambaran pembaca, kami perlihatkan screenshot salah satu software monitoring. Sekalipun software ini termasuk jadul -bahkan mungkin sudah punah- namun sekadar gambaran, bolehlah. Kliklah pada gambar untuk memperjelas.
Pada kolom atas terlihat data pelanggan saat operator menerima sinyal alarm dan melakukan klik. Sementara di sisi kanan terlihat data zone yang terpasang di lokasi kejadian. Tampilan paling bawah dinamakan traffic screen yang berisi semua reporting yang masuk. Adapun warna-warni yang terlihat, itu menunjukkan prioritas penanganan atau pengelompokkan kejadian, sehingga memudahkan operator dalam meng-handle kejadian yang masuk satu per satu. Bisa kita bayangkan, betapa sibuknya petugas operator sepanjang hari dalam menangani masalah dari ratusan customer!
Langkah operator dalam menangani setiap event disebut dengan ACK (singkatan dari acknowledgement) dan nantinya disimpan di dalam history yang -jika perlu- bisa direview kembali. Di sana operator bisa menuliskan langkah apa yang sudah diambil, misalkan menghubungi ponsel contact person, menelepon ke rumah dan sebagainya. Pada software monitoring yang terbilang bagus, percakapan operator dengan lawan bicara akan terekam, sehingga momen demi momen bisa terlacak dengan akurat.