Pepatah lama yang mengatakan “mencegah lebih baik daripada mengobati” rupanya berlaku pula pada saat kita dihadapkan pada masalah-masalah kompleks. Salah satu proyek yang kerap mendatangkan “bencana” di tahap-tahap akhir adalah sistem Access, entah itu berupa magnetic card, proximity card / tag, apalagi fingerprint. Lantas apa hubungannya dengan pepatah lama di atas? Jawabannya sederhana. Desain awal yang baik dapat mencegah kita dari “stress” berkepanjangan akibat macetnya sistem yang kita pasang.
Walaupun problem utamanya tidak berhenti sampai sini, namun satu hal yang perlu dicermati sejak dini sebelum meng-handle pekerjaan ini adalah apa sesungguhnya yang diperlukan oleh user? Apakah ia memerlukan sistem access ataukah attendance (absensi)? Berapakah total karyawan yang ada? Berapa pintu yang akan ditangani? Seperti apakah bentuk report yang dikehendaki? Demikianlah dan seterusnya daftar pertanyaan yang harus dibangun jauh-jauh hari. Apa sebab? Hal ini akan menentukan produk apa yang cocok (suitable) dengan keperluan user, sebab tidak semua aplikasi Access System memerlukan “kecanggihan” yang luar biasa. Bahkan, Access System yang tergolong canggihpun, awalnya mesti dibangun satu demi satu mulai dari yang sederhana. Setiap satu tahap selesai dibangun dan sukses, barulah kita tingkatkan ke tahapan berikutnya. Dalam filosofi design, inilah yang disebut dengan scalability, yaitu kemampuan sistem untuk dikembangkan di kemudian hari seiring dengan meningkatnya kebutuhan.
Lalu apa pula hubungannya scalabilty ini dengan masalah yang biasa dihadapi? Jawabannya adalah soal pemilihan produk. Jika produk yang ditawarkan tidak memiliki kemampuan ini, maka sesuaikanlah feature-nya dengan keperluan user apa adanya. Dalam bahasa sederhana, kita tidak bisa menyebut angka 1,000 user seandainya dalam spesifikasi hanya tercantum 250 saja. Atau, kita tidak mengatakan bisa konek ke internet, seandainya di jaringan lokal saja sudah tidak berjalan. Demikian pula halnya dengan software aplikasi. Kebanyakan software bawaan pabrik tidak bisa langsung tepat sasaran, dalam arti bisa diaplikasikan begitu saja. Kendati software itu tergolong canggih, namun kita perlu meng-adjust terlebih dulu mana parameter yang berguna, mana yang tidak (atau kitanya yang belum ngerti-ngerti). Di sinilah pentingnya kita mempelajari dulu dengan seksama apa yang diperlukan user, sebab sering terjadi apa yang canggih menurut software belum tentu terpakai oleh user (believe it or not!).
Pada posting mendatang, jika Anda tidak bisa membangun pertanyaan awal seputar keperluan user, insya Allah kami akan membangun sendiri pertanyaan yang bisa menunjang desain dan pekerjaan di lapangan. Tujuannya cuma satu, yaitu jangan sampai pekerjaan ini mendatangkan bencana di tahap akhir yang berujung pada deadlock-nya sistem.